テンプレートを活用すると、あらかじめ指定された記載項目やデザインに沿って内容を記述するだけで、内容が分かりやすく見栄えの良いマニュアルを作成できます。作り手側にとってマニュアル作成の効率が向上するだけでなく、読み手側にとっても、品質が担保されたマニュアルを利用できる点がメリットです。
本記事では、マニュアル作成にテンプレートを活用するメリットや、テンプレートを活用する際の選定方法、おすすめのテンプレート集などを一挙紹介します。
目次
マニュアル作成時によくある問題点
マニュアル作成時に生じやすい問題点は、作り手側のものと、読み手側のものに分けられます。ここでは、作り手側と読み手側それぞれの問題点について、どのような問題が考えられるのかを解説します。
作り手の問題点
作り手側の問題点としてよくあるのが、次の2つの問題です。
・マニュアル作成に時間がかかりすぎて、通常業務に悪影響が出ている
・せっかく作成したマニュアルの効果が低く、問い合わせが削減されない
一般的に、マニュアル作成には多くの手間と時間がかかります。通常業務をこなしながら数十ページものマニュアルを作成する業務は、担当者に多くの負荷がかかり、時に従業員満足度を低下させる要因にもなりかねません。
また、マニュアル作成に時間をかけすぎて、通常業務のクオリティが低下するのでは本末転倒です。
さらに、せっかく作成したマニュアルの効果が低く、問い合わせが一向に減らないという問題もよくあります。マニュアルの内容がわかりにくかったり、検索性が低かったりすると、社内や顧客になかなか浸透せず、結局「聞いたほうが早い」と捉える人が増えて問い合わせが減らないのです。
読み手の問題点
読み手側の問題点としては、次のようなものが考えられます。
・マニュアルの内容が最新の状態にバージョンアップされていない
・マニュアルが共有されておらず、いつでも読める状態になっていない
マニュアルが最新の状態になっていなければ、現在の運用と合わないため、「マニュアルを読むだけで誰でも同じ成果を出せる」というマニュアルの意義が果たされません。読み手側としては、常に最新の状態にバージョンアップされていることが前提となります。
また、マニュアルが組織内で共有されておらず、どこにあるのかわからないために、使いたいタイミングで使えずに、結局誰かに尋ねなければならないケースもよくあります。
作り手・読み手双方の問題点を解消するマニュアル動画について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
マニュアル動画作成のメリットとデメリット、作成ステップを詳しく解説
マニュアル作成でテンプレートを活用するメリット
マニュアル作成でテンプレートを活用すると、作り手と読み手の双方に多くのメリットがあります。ここでは、マニュアル作成でテンプレートを活用するメリットについて、それぞれの視点で解説します。
作り手のメリット
マニュアル作成を行ううえで、作り手のメリットとしては次のようなものがあります。
・マニュアルの作成を効率化できる
・記載項目の抜け漏れを防止できる
マニュアルのテンプレートにはあらかじめ記入すべき項目が揃っているため、「どの項目を記載しなければならないのか」という観点を考える必要がなく、効率的にマニュアルの作成を進められます。
また、記載項目が最初から用意されていることによって、1から作成する場合に比べて項目の抜け漏れが起こりにくく、精度の高いマニュアルを作成できます。
読み手のメリット
読み手側のメリットとしては、次の2点が考えられます。
・フォーマットの統一化が図られているため読みやすい
・品質が一定に保たれるため、わかりやすさが担保される
テンプレートが活用されたマニュアルはフォーマットが統一されているため、読み手側の混乱を招きにくく、読みやすいマニュアルに仕上がります。
作成者によって異なるフォーマットでマニュアルを作成されると、読み始める前に、まずはどの情報がどこにあるのかを理解するところから始めなければなりません。しかし、フォーマットが統一されていれば、それらの作業は不要になります。
また、フォーマットに沿って作成されたテンプレートは、作成者が誰であっても品質を一定に保てるため、読み手側にとってわかりやすさが担保される点もポイントです。
ファイル形式ごとの特徴や違い
マニュアルには、ファイル形式によって特徴や違いが見受けられます。ここでは、Word、Excel、PowerPointでそれぞれマニュアルを作成する場合の特徴や違いについて解説します。
Wordで作成する場合
Wordで作成する場合、基本的にはテキストによる表現がメインとなります。テキストの文字サイズや色を変更したり、図やイラストを適宜交えて作成したりすると、よりわかりやすいマニュアルに仕上がります。
誤字脱字をチェックできる機能がある点や、見出し・文章のスタイルを統一しやすい点は、Wordのメリットです。また、ページ番号を自動的に割り振れる機能を活用できたり、印刷しやすさに優れていたりするのも、Wordの特徴のひとつです。
Excelで作成する場合
Excelによるマニュアルの作成は、数値を図やグラフなどで表現しやすい点がメリットです。関数を使って複雑な計算も簡単に表現でき、簡単なデータ集計・分析も行えます。
また、セルを利用することによりある程度のデザインも可能なので、工夫次第でデザイン性に富んだマニュアルを作成することも可能です。タブを複数作成できるので、1つのファイル内に複数のマニュアルを同時管理したい場合にも向いています。
PowerPointで作成する場合
PowerPointのメリットは、文章と図やイラストをバランス良く活用しながら、アニメーションやBGM、ナレーションなどを活用できる点にあります。
いわゆる動画マニュアルに比較的近い活用方法を選べるため、WordやExcelのように文章と静止画だけでマニュアルを作成する場合に比べて、わかりやすさが向上します。
ページ全体のデザインの自由度がWordやExcelに比べて高いため、デザインに趣向を凝らしながら、内容の密度を高めつつ、読み飛ばしを防止するようなマニュアルに仕上げることも可能です。
マニュアル作成のテンプレートを選ぶときのポイント
マニュアル作成のテンプレートを選ぶときのポイントとして、社内ルールに従うことと、作成するマニュアルの用途・内容を十分に検討することが挙げられます。ここでは、押さえておきたい2つのポイントについて詳しく解説します。
社内ルールに従う
マニュアルにはさまざまなファイル形式がありますが、会社によっては、マニュアルに使用する形式があらかじめルール化されている場合があります。このような会社では、作成者の一存でファイル形式を変更することはできないため、社内ルールに従ってマニュアルを作成
しましょう。
希望のファイル形式があり、他の形式では目的に沿ったマニュアルを表現することが難しいという場合は、特例で他の形式を利用できないかどうか上司に相談してみるのも選択肢のひとつです。
くれぐれも独断で社内ルールに違反することはせず、必ず事前に相談することが大切です。
作成するマニュアルの用途と内容を考える
具体的な作成に入る前に、作成するマニュアルの用途と内容を考えたうえで、用途に沿ったテンプレートを活用することが重要です。
いわゆる「マニュアルのコンセプト」がはっきりしていなければ、読み手が使いやすいマニュアルに仕上がらず、現場に浸透せずに終わってしまう場合があるためです。
マニュアルの使用者や使用場面、頻度、マニュアルによって達成されるゴールなどを明確に設計して、コンセプト通りのマニュアルを作成することが、マニュアルの運用を成功させるためのポイントです。
マニュアル作成のテンプレート活用方法3選
マニュアル作成のテンプレートを活用する方法として重要なことは、簡潔に伝わりやすい言葉で作成すること、マニュアルの目的を伝えること、読み手のレベルに合わせることの3点です。ここでは、3つのポイントについて詳しく見ていきましょう。
簡潔に伝わりやすい言葉で作成する
マニュアルはさまざまなスキルレベルの人が閲覧するため、簡潔に伝わりやすい言葉で作成することが大切です。
十分なスキルレベルを持った人が読む限りでは難しくないように感じられる内容でも、初心者が読むと、専門用語の意味を理解できず先に進めない、などのトラブルが起こる可能性があります。誰でもスムーズに理解できる、平易な言葉で説明することによって、初心者でもマニュアルを活用してベテランと同じ成果を挙げられるようになります。
専門用語などが登場する場合は、別途専門用語の意味を解説するなどのフォローを入れて、工夫を凝らしたマニュアルを作成しましょう。
マニュアルの目的を伝える
マニュアルを現場に浸透させるためには、「なぜマニュアルが必要なのか」を現場に丁寧に説明し、運用の意図を理解してもらうことが大切です。
現場で働くベテラン社員などは、すでに自分のルーティンができあがっており、マニュアル通りの作業を嫌う人もいるでしょう。しかし、社内全体で見れば、フォーマットが統一されたマニュアルを使用して業務を進めることによってスキルの平準化を図れたり、意識の共有が進んだりするなど、多くのメリットがあります。
これらのメリットを丁寧に説明することで、現場の協力的な姿勢を引き出せれば、マニュアルの運用が成功しやすくなります。
読み手のレベルに合わせる
作成するマニュアルは、読み手のレベルに合わせた内容にすることを心がけましょう。マニュアルの内容はさまざまで、初心者のために作られるものから、ある業種の専門家が複雑な手順を確認するために作成するものなど千差万別です。
そのため、「対象としている読み手が読んだときに、内容に疑問を抱かず、スムーズに理解できる内容になっているかどうか」をしっかりと確認することが大切です。
初心者向けの内容であれば、前述のように簡単な言葉であっても用語の解説を挿入するなどのフォローが必要です。
一方、すでに業務に慣れているベテランが使うマニュアルなら、「ミスが発生しやすいポイント」「より成果を高めるためのコツ」なども交えて作成すると、さらに業務効率化を進められたり、従業員同士の仕事への意欲を高めたりできるマニュアルに仕上がります。
マニュアル作成のコツについてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
マニュアル作成の方法とは？流れやポイントを詳しく解説
マニュアル作成のおすすめテンプレート集
最後に、マニュアル作成に使えるおすすめのテンプレート集を3つ紹介します。今回紹介するのは、マイクロソフト、プレゼンデザイン、Canvaの3種類です。それぞれの特徴やメリットについて、早速見ていきましょう。
マイクロソフト
Microsoft社が提供しているOfficeは、多くの企業がすでに業務で導入していることが多いため、追加コストをかけずにマニュアル作成を始めたい場合におすすめです。
前述のWord、Excel、PowerPointの3つの形式はすべてMicrosoft Officeに収録されているソフトウェアであり、「Office Personal」またはクラウド版の「Microsoft365」を契約すると利用できます。
MicrosoftのWebサイトには多くの無料テンプレートが用意されているため、マニュアル作成に役立つ任意のテンプレートを探してみましょう。
文章やイラストが中心のマニュアルを作りたい場合はWord、計算式やグラフを使ったマニュアルの場合はExcelが適しています。
しかし、PowerPointならアニメーションやBGM、ナレーションなどを取り入れた自由度の高いマニュアルを作成できるため、特別なこだわりがない場合は、PowerPointを活用するのがおすすめです。
プレゼンデザイン
プレゼンデザインは、プレゼン資料をすばやく・わかりやすく作成するためのノウハウをまとめた情報サイトです。プレゼンデザインでは、PowerPointのデザインテンプレートを無料で配布しています。
「品質」と「生産性」を向上させることを目的としたテンプレートを配布しており、「A4」と「ワイド画面」のどちらにも対応しているため、簡単に見やすくわかりやすいマニュアル作成を開始できます。
シンプルかつ適切な情報量がまとまったPowerPointを作成できるため、デザインに自信がないという人でも、見栄えの良いマニュアルが作成できます。
同Webサイトではプレゼン資料を作成する際のコツなどの情報も公開されているため、さらにクオリティの高いマニュアルを作りたいとお悩みの方も、ぜひ一度覗いてみることをおすすめします。
Canva
Canvaは、オンラインで使える無料のグラフィックデザインツールです。プレゼン用のグラフィックや動画用の素材、ポスター素材、ロゴなど、さまざまなグラフィックを作成できます。
ツールの利用には会員登録が必須ですが、費用はかからないため、誰でも気軽に利用できます。ドラッグ&ドロップするだけで直感的にデザインを作成できるので、浮かんだアイデアを形にするのが得意な方におすすめです。
1からデザインするのが苦手な方でも、61万点もの豊富なテンプレートと1億点の素材が用意されているので、任意のテンプレートや素材を選んで条件を指定するだけで、簡単に必要な素材を生成できます。
パソコンやスマホと同期が可能なので、オフィス内外を問わず、空いた時間で作業を行えるのも魅力のひとつです。
PIP-Maker
PIP-Makerでも、資料作成用のテンプレートを多数提供しています。
PIP-Makerの制作画面にログインした後、左メニュー下部に表示される「資料テンプレート」という項目をクリックすると、各種研修など、多目的に使えるテンプレートをダウンロードできるページにアクセスできます。
提供しているコンテンツは、各種研修向けや手続き案内、システムマニュアルなどの情報共有を目的としたものや、営業用の商品紹介やアンケートなど、2023年10月時点で40種類以上あり、現在も定期的にテンプレートを増やし続けています。
テンプレートの利用にはPIP-Makerへの会員登録が必要になりますが、PIP-Makerを導入されている方はぜひご利用ください。
まとめ
マニュアルを作成するときは、あらかじめ記載項目やデザインの枠組みが指定された「テンプレート」を使用するのがおすすめです。規格が統一されることによって、作り手側の作業効率がアップし、読み手側にとっても高い品質でわかりやすいマニュアルの利用につながります。
マニュアルを作成する際は、誰でもわかりやすい言葉を選ぶとともに、マニュアル作成の目的を使用者に十分に説明することが大切です。
PIP-Makerでも動画制作に使えるテンプレートを多数配布しておりますので、これからマニュアル作成を始めるのであれば、ぜひPIP-Makerの導入をご検討ください。
