作成したマニュアルの整理方法や運用時のポイントを徹底解説

マニュアルは業務に必要な情報を明記し、誰でも・いつでも一定の成果を上げるために必要不可欠です。しかし、作成済みのマニュアルが適切に整理されていないと、必要な情報をすぐに見つけられなかったり、古い情報が放置されていても気がつかなかったりする原因になります。

マニュアルは作成したまま放置するのではなく、定期的に整理・メンテナンスを実施することが大切です。本記事では、マニュアルの整理方法や作成する目的、具体的な4つの整理方法や運用時のポイントなどについて解説します。

マニュアルの整理が重要な理由

マニュアルは作成することが目的ではなく、実際に現場で利用し、成果を上げることが目的です。そのため、作成済みのマニュアルから必要な情報を探しやすくする工夫として、マニュアルの整理は重要です。

さまざまなカテゴリのマニュアルが雑然と収納されている中から、必要なマニュアルをスムーズに見つけ出すことは大変です。このような環境が続くと、次第にマニュアルを探すのが面倒に感じられてしまい活用されなくなったり、古い情報が記載されたマニュアルが放置されたままになったりする可能性があります。

最新の情報が記載されたマニュアルを快適に活用できる環境を整えるためにも、作成済みのマニュアルはこまめに整理しましょう。

紙で作成したマニュアルの整理方法

紙で作成したマニュアルは、定期的に整理しなければ量が増え続けてしまいます。そこで、一定のタイミングで精査して必要なものだけを残したり、保管場所を工夫したりして、効率的よくマニュアルを運用することが求められます。

ここでは、紙で作成したマニュアルの整理方法について解説します。

精査して必要なものだけを残す

紙で作成したマニュアルは、量が増えるほど保管スペースを膨大に必要とします。そのため、全てのマニュアルを半永久的に保管するのではなく、定期的に必要なマニュアルと不要なマニュアルを精査して、必要なものだけを残す作業を行うことをおすすめします。

作成したもののほとんど使われていないマニュアルや、業務自体が行われなくなって不要になったマニュアルなどは、精査のタイミングで廃棄すると良いでしょう。使われなくなったマニュアルを補完し続けると、必要なマニュアルを探しにくくなるなどのデメリットもあるため、こまめな整理が重要です。

保管場所を工夫する

作成したマニュアルの保管場所を工夫すると、使い勝手を改善できます。マニュアルの保管場所は主に「全てのマニュアルを一箇所に保管する方法」と「マニュアルの内容に対応した場所に保管する方法」の2種類が考えられます。

全てのマニュアルを一箇所に保管する場合は、マニュアル専用の保管スペースを決めておき、その場所に全てのマニュアルを収納します。

一方、マニュアルの内容に対応した場所に保管する方法を取る場合は、それぞれのマニュアルの内容に対応した場所に個別に保管します。例えば工場の機械に関するマニュアルは工場の該当部門で保管し、オフィス家具のマニュアルは総務部門で保管するといったイメージです。

マニュアルの整理に役立つファイルの選び方

マニュアルを整理する際は、ファイルが活躍します。1つの製品に関して複数の書類（説明書・契約書・保証書など）がある場合は、薄手のクリアファイルに入れて保管すると便利です。

厚さのある冊子形式のマニュアルなら、ボックス型のファイルに入れて保管すると検索性が高まります。

どちらのファイルを使用する場合でも、量が増えてきたらインデックスを作成すると、必要なマニュアルを視覚的に探しやすくなります。

マニュアルを作成する目的

マニュアルを作成する主な目的は、特定の担当者だけが業務の処理手順を把握している「属人化」を防止して、仕組み化を推進することです。

属人化が進んだ現場では、休暇などの不在時でも担当者の緊急対応が必要になるなど、特定個人への負担が重くなりがちです。また、すぐに担当者が対応できない場合は業務が停滞し、顧客を待たせてクレームに発展するおそれもあります。このようなトラブルを回避するためにも、マニュアルを作成し、誰でも業務を処理できる状態を整えておくことが大切です。

マニュアルを作成する目的については、下記の記事でも詳しく解説しています。
属人化とは？発生する原因や解消のための3つの手順を解説
仕組み化とは？成功のための4ステップやムダの定義を解説

マニュアルを整理する4つの方法

マニュアルを作成する方法にはいくつかありますが、代表的な手段としては、以下のようなものが考えられます。

・マニュアルの種類を決めて管理する
・全てのマニュアルを作成してから整理する
・優先度の高いものから作成して少しずつ増やす
・データベースを使って管理する

ここでは、マニュアルを整理する際の4つの方法について、それぞれの特徴やメリットを解説します。

これからマニュアルを作成する方は、下記の記事もご参照ください。
マニュアル作成の方法とは？流れやポイントを詳しく解説
マニュアル作成にはテンプレートを活用しよう！選定方法も併せて解説

マニュアルの種類を決めて管理する

マニュアルの種類を決めておき、常に同じ形式で管理すると、統一性が保たれて管理しやすくなります。マニュアルの種類には、紙やデジタル、動画などの選択肢がありますが、使い勝手や管理のしやすさを考えると、デジタルや動画がおすすめです。

ここでは、それぞれのマニュアルのメリット・デメリットについて具体的に見ていきましょう。

紙

紙のマニュアルは、従来から定番の形式のひとつです。パソコンを使えない人でも、手書きで作成することができるため、作成のハードルが低いというメリットがあります。また、デジタルに慣れていない人でも扱いやすいため、高齢の従業員が多い現場などでは重宝されやすいです。

一方で、WordやExcelなどのソフトウェアを使ってパソコンで作成する場合は、印刷するためのプリンターが必要になります。また、ファイルに紙を綴じて保管する必要があるため、保管スペースを確保しなければならないというデメリットもあります。数冊程度のマニュアルであればそれほど多くのスペースを取りませんが、冊数が増えてくるとスペースを圧迫し、保管場所を確保するのが難しくなってくる可能性があります。

デジタル

デジタルのマニュアルは、WordやExcel、PowerPointなどのソフトウェアを使って作成したマニュアルをPDFなどのデータ形式で保存し、パソコンやサーバー上で共有する形式です。

ファイルサーバーやクラウドストレージなどに保存しておけば、社内ネットワークやインターネット上のクラウドサービスに接続するだけで誰でも簡単にマニュアルを参照できるというメリットがあります。

紙のマニュアルでネックになりがちな保管スペースの確保も不要なので、数十種類などの膨大な量のマニュアルも気軽に作成できます。また、印刷が不要なので、用紙代やインク代などのコスト削減にもつながります。

しかし、デジタル活用が浸透していない現場ではデータのマニュアルに親しみがなく、作成しても浸透せずに無駄になってしまうおそれがあります。デジタルのマニュアルを作成した後は、現場に周知を徹底することが大切です。

動画

近年では、動画マニュアルの活用も広がってきています。動画マニュアルとは、製品やサービスの特徴や使用方法を動画で解説しているマニュアルのことで、テキストや画像のみのマニュアルに比べて多くの情報を詰め込める点がメリットです。

テキスト、画像、音声、アニメーションなどの多くの要素を組み合わせて表現できるマニュアルは、よりスムーズに内容を理解するための助けとなります。また、紙やPDFのマニュアルとは異なり、視聴するだけで受動的に情報を得られるのも、動画マニュアルのメリットです。気軽に情報を得られて、視覚的に内容を理解できます。

一方、動画マニュアルの作成ソフトの中には専門知識が必要になるものもあるため、経験が少ない人にとっては難易度が高く感じられる場合もあります。専門知識をあまり持たない人は、作成済みのファイルをアップロードするだけで動画マニュアルを簡単に作成できる「PIP-Maker」など、初心者でも簡単に使えるソフトを選ぶことをおすすめします。

PIP-Makerには視聴者の選択結果によって遷移先を変更できる「インタラクティブ機能」があるため、目次を作成して必要な情報に迅速にアクセスさせることも可能です。

マニュアル動画や実際の活用事例についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もご参照ください。
マニュアル動画作成のメリットとデメリット、作成ステップを詳しく解説

全てのマニュアルを作成してから整理する

作成を予定しているマニュアルを一度にまとめて作成し、カテゴリや特徴ごとに分類するなどの形で整理する方法もあります。事前に作成予定のマニュアルをリストアップしておき、作成スケジュールを決めてから全てのマニュアルを作成し、完成した時点で使いやすいように整理しましょう。

紙で作成する場合は、作成予定の冊数分のマニュアルを保管するスペースを決めておく必要があります。数が増えるほど必要なスペースも増加するため、保管場所を確保しておきましょう。

デジタルや動画で作成する場合は、保存しておくフォルダを指定し、利用者に周知徹底することが大切です。

優先度の高いものから作成して少しずつ増やす

全てのマニュアルを一度に作成するのではなく、優先度の高いものから作成して、少しずつ増やしていく方法も有効です。

マニュアルを作成できる業務は数多くありますが、それぞれの業務の重要度は異なります。そこで、まずは日常的に使用頻度の高いマニュアルや、トラブル時の対応など緊急性が高いマニュアルを優先的に作成することで、効率的に運用を開始できます。

優先度の高いマニュアルから少しずつ増やしていくことで、日常業務の合間の時間を使ってマニュアルを作り進めることが可能です。まとまった時間を確保して一度にマニュアル作成に取り組むのが難しい場合は、こちらの方法を選ぶことをおすすめします。

データベースを使って管理する

作成したマニュアルをデータベースに登録して管理する方法もあります。データベースによる管理は、大量のマニュアルを作成する場合や、利用者が多い場合などに特に役立つ方法です。

社内マニュアルをデータベース化すると、システム上で知りたい情報を検索するだけで該当するマニュアルの内容を簡単に表示させることができます。社内ポータルや共有のファイルサーバーなどにデータベースへのリンクを設置しておくだけで使い始められるため、数百人～数千人などの利用者がいる場合でも周知が簡単です。

また、データベース化しておくことで最新のバージョンに修正したマニュアルを再配信したり、複数のマニュアルを一箇所に集約したりする管理作業を効率化できます。

マニュアルを運用する際の4つのポイント

作成したマニュアルを運用する際は、現場における運用ルールを策定し、作成したマニュアルの共有を徹底することが大切です。また、マニュアルの管理者を設置し、運用開始後も定期的にメンテナンスを実施することが求められます。

ここでは、マニュアルを運用する際の4つのポイントについて詳しく解説します。

運用ルールを策定する

マニュアルの運用を開始する前に、現場における運用ルールを策定することが大切です。社内で利用するマニュアルのテンプレートや、作成したマニュアルの保管場所、内容の不備を見つけた際の報告先など、基本的なルールを策定しておくことで、統一性の保たれた円滑な運用につながります。

運用ルールが策定されていないと、マニュアルごとに異なるテンプレートが使われて管理がしにくくなったり、一部のマニュアルの保管場所が分からなくなったり、内容に不備があっても放置されたりと、さまざまなデメリットが発生する可能性があります。

共有を徹底する

マニュアルを作成・変更したときは、利用者に共有を徹底しましょう。新たに作成したマニュアルの存在を周知しなければ、時間をかけて作成したとしても気がつかれず、工数が無駄になってしまう可能性があります。

また、マニュアルの変更時に周知が行き届いていないと、利用者が気がつかずに古いマニュアルを使用し続けてしまい、思わぬトラブルの原因になります。マニュアルに作成日と更新日を明記し、更新時は必ず利用者に周知して最新のマニュアルを使用できる環境を整えることで、トラブルを未然に防止できます。

管理者を設置する

マニュアルの運用に関して、管理者を設置することは大切です。作成済みのマニュアルの全体像を把握し、更新が必要なマニュアルがあれば適切な内容に編集し、利用者から問い合わせがあった場合は窓口となって対応する管理者を設置することで、統制の取れた運用を実現できます。

管理者が設置されていないと、さまざまな部門の担当者が思い思いに作成したマニュアルが社内のあちこちに点在して活用しきれなかったり、古いマニュアルが使われ続けていても把握できなかったりして、業務が非効率化したり、トラブルを招いたりするおそれがあります。

定期的にメンテナンスを実施する

作成したマニュアルは初版のまま放置せず、定期的に内容を確認してメンテナンスを実施しましょう。古い手順のままになっていないか、最新の法律や商慣習が反映されているか、より使いやすくするための改善点がないかどうかなどをチェックすることで、さらに使いやすいマニュアルに洗練されていきます。

マニュアルのメンテナンスは、1か月に1回、3か月に1回など、現場にとって適切と思われるタイミングをあらかじめ決めておくことをおすすめします。タイミングを決めておくことで、メンテナンス漏れを防ぎ、常に最新の状態を維持できます。

マニュアルの運用についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事もご参照ください。
業務標準化を叶えるマニュアルの運用ルールとは？6つのコツを解説

こまめにマニュアルを整理し、効率的な運用を実現しよう

マニュアルを整理することは、最新の情報を維持し、必要な情報をスムーズに検索するために重要です。マニュアルを作成するなら、デジタルで管理でき、たくさんの情報を分かりやすく表現できるマニュアル動画がおすすめです。

マニュアル動画には、次のようなメリットがあります。

製作者

・製品やサービスの使い方、業務の手順などをテキスト、画像、音声、アニメーションなどさまざまな要素で分かりやすく表現できる
・デジタルデータなのでデータベース化しやすく、管理も容易

視聴者

・テキストや画像だけのマニュアルよりも情報がまとまっており理解が進みやすい
・受動的に情報を得られるため、気軽に利用しやすい

会社全体

・社内のマニュアル活用を推進でき、組織全体のパフォーマンスが向上する

マニュアル動画を作成する際は、専門知識がなくても手軽にマニュアルを作成できる媒体を使用することをおすすめします。
「PIP-Maker」なら、既存のPowerPointのファイルをアップロードするだけで分かりやすいマニュアル動画を手軽に作成できます。