日頃何気なく処理している業務には、さまざまな「ムダ」が潜んでいる可能性があります。業務のムダを見つけ出して最適化し、仕組み化を図ることで、業務効率向上や品質の安定化など、さまざまなメリットが期待できます。
本記事では、ムダの定義や仕組み化の重要性・メリットを解説しつつ、仕組み化を進めるための具体的な4ステップを紹介します。自社の業務を仕組み化したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
「ムダ」の定義
ムダが発生しているかどうかは、「ヒト」「機械」「モノ」の3つの要素で判断されます。
「ヒト」は、自身の意思によって動き、「機械」はスイッチを作動させることで稼働します。また、「モノ」は自力で動く能力を持たず、ヒトや機械によって操作されることで動作するのが特徴です。
上記の特徴を踏まえたうえで、下記の3つのいずれかまたは全部が当てはまっている場合に「ムダが発生している」と判断できます。
・現場で働く人が求められている成果を出していない
・導入した機械が何も生産していない
・モノが価値を生み出していない
つまり「ムダをなくす」とは、現場で働いている人が期待通りの成果を出し、導入した機械が十分に生産性を持ち、現場にあるモノが正しく価値を生み出している状態に整えることを指します。
ムダをなくすためには、仕組み化を推し進めることが重要です。
仕組み化とは
仕組み化とは、現場の属人化（特定の担当者だけが手順や方法を把握している状態）を解消し、誰でも同じ成果を挙げられる状態を整えることです。
仕組み化の例として、業務マニュアルを整備してメインの担当者以外の従業員でも業務を処理できるようにしたり、従来は手動で処理していた業務を自動化して機械で処理できるように切り替えたりすることなどが考えられます。
仕組み化を推進すると、ヒト、機械、モノのムダが減り、安定的な生産体制の構築や技術継承の安定化、品質向上、コスト削減などさまざまなメリットが期待できます。
仕組み化が重要な理由
組織にとって仕組み化が重要な理由として、属人化の進行は業務の停滞や顧客からの信頼低下などさまざまなリスクをもたらすことが挙げられます。また、人間は体調などの要因によって生産性が変化する点や、働く人が変わっても会社は半永久的に続いていく点なども、仕組み化が重要な理由です。
ここでは、仕組み化を推し進めるべき3つの理由について解説します。
属人化が進行すると組織全体にリスクをもたらす
属人化が進行すると、担当者以外の従業員が業務を処理できないため、個人への労働負担が増加します。結果としてストレスや疲労を感じやすくなり、従業員満足度が低下しやすくなるというデメリットがあります。
また、担当者の不在時は業務が停滞するため、対応が遅れて顧客満足度が低下したりクレームの原因になったりするケースも少なくありません。このように、属人化の進行は組織全体のさまざまなリスクをもたらすといえます。このようなリスクを軽減するためには、仕組み化によって属人化の解消を図ることが大切です。
属人化の特徴やリスクについては、下記の記事もご参照ください。
属人化とは？発生する原因や解消のための3つの手順を解説
人間は体調や気分によって生産性が変化する
人間は体調や気分によって生産性が変化するため、同じ業務を処理しても、その日によって処理できる速さや量にばらつきが出る可能性があります。そこで仕組み化を推し進めて、誰でも・いつでも同じ成果を挙げられるような体制を整えることが重要になるのです。
例えば、これまで人の手で処理していた業務を機械で自動化すれば、体調に左右されず安定的に業務を処理できるようになります。また、事前にマニュアルを作成することで、手順通りに進めるだけで誰でも同じ成果を出せるようになるため、一定の品質を維持することも可能です。
会社運営は半永久的に続く
企業においては、入社や退職によって現場で働く従業員が不定期に入れ替わります。しかし、働く人が変わったとしても、会社運営は半永久的に続いていきます。そのため、働く人に依存せず会社を回し続ける手段として、仕組み化が重要になるのです。
企業が存続する限り必ず処理しなければならない処理を仕組み化しておくことで、特定の担当者だけが手順を把握している属人化を防ぎ、働く人が入れ替わったとしても、いつでも・誰でも業務を安定的に処理できるようになります。
仕組み化を推進するメリット
仕組み化を推進するメリットとして、誰でも同じ成果を挙げられるようになることや、業務の手順が明文化されることなどが挙げられます。また、ケアレスミスや教育コストを削減したり、組織全体の成長につながったりすることもメリットです。
ここでは、仕組み化を推進する5つのメリットについて解説します。
誰でも同じ成果を挙げられるようになる
仕組み化の推進によって、新人やベテランなどの熟練度に関わらず、誰でも同じ成果を挙げられるようになるというメリットがあります。
仕組み化が進んでいない現場においては、業務を処理するうえで経験が重要になります。そのため、入社したばかりの新入社員と、十分な経験を積んだベテランの従業員では、出せる成果に大きな差が付きます。
しかし、マニュアルの整備などによって事前に業務の処理方法を明らかにしておけば、現場で働き始めたばかりの従業員でも、ベテランと同様の成果を上げることが可能です。
業務の手順が明文化される
業務の手順が明文化されることも、仕組み化を推進するメリットのひとつです。
仕組み化を行う際は、マニュアルの作成を行うケースが多いといえます。マニュアルの作成によってこれまで経験をもとに処理していた業務の手順が明文化され、誰でも容易に業務の内容を確認することが可能になります。
手順を明文化しておくことで、人によって業務に対する認識が異なるなどのトラブルを避け、よりスムーズな企業運営につながります。
業務標準化について知ることも、仕組み化を進める際の参考になります。業務標準化については、下記の記事もご参照ください。
業務標準化の効果的な進め方とは？メリット・デメリットも詳しく解説
ケアレスミスを削減できる
仕組み化を進めることで、ケアレスミスの削減も期待できます。
記憶や経験に基づいて業務を処理しようとすると、手順の一部が抜けてしまったり、間違った手順で処理を進めてしまったりすることがあります。人間は気分や体調によって成果が左右される場面も少なくないため、仕組み化によっていつでも同じ処理手順を行える体制を整えて、ケアレスミスの削減に努めることが重要です。
特にベテランは経験に頼るあまり、手順を確認せずに業務を行いがちな面があります。経験を過信しすぎると不要なミスを招く原因になるため、仕組み化によって手順を確認する体制を構築することも大切です。
教育コストを削減できる
仕組み化は、教育コストの削減にも貢献します。仕組み化が進んでいない現場においては、新入社員が現場の業務を覚えるために、ベテラン社員による教育が必要です。しかし、新入社員の教育には人件費と時間がかかります。
日常業務に追われて十分な教育時間を取れない場合は、専門の人材を雇用しなければならないこともありますが、外部から人材を新たに雇うとさらに人件費がかさんでしまうでしょう。
仕組み化によってマニュアルが整備されていれば、マニュアルに目を通すだけで業務の教育と同じ効果が得られるため、教育コストの削減と業務負担の軽減につながります。
組織全体の成長につながる
仕組み化を徹底することで、熟練度に関わらず、現場で働く誰でも同じ成果を出せるようになります。特定の担当者だけでなく、全ての従業員が業務を処理できるようになれば、組織全体の成長につながり企業としての対応力が高まります。
組織全体が成長すれば、生産性が高まってより高い価値を顧客に提供できるようになったり、顧客からの要望にスピーディーに対応できるようになったりして、顧客満足度の向上や売上アップも期待できます。
仕組み化を進めるための4ステップ
仕組み化を進めるためには、次の4つのステップを順に進める必要があります。
1. 業務フローを洗い出す
2. 現場の課題を把握する
3. マニュアルを作成する
4. マニュアルの運用・改善を行う
一つひとつのステップを確認し、抜け漏れのないように準備を進めていきましょう。ここでは、4つのステップについて順番に解説します。
1.業務フローを洗い出す
仕組み化を進めるためには、最初に現状の業務フローを洗い出す必要があります。現状の業務フローを明らかにしたうえで、それぞれの業務を仕組み化できる業務とできない業務に選別し、仕組み化が可能な業務についてマニュアル作成を進めていくことになります。
業務フローを洗い出す際は、できるだけ全ての業務を詳細にリストアップすることが重要です。普段は意識せずに取り組んでいる、それほど時間がかからないような業務も忘れずに洗い出し、仕組み化ができるかどうかを検討しましょう。
2.現場の課題を把握する
業務フローの洗い出しが完了したら、それぞれの業務フローについて話し合い、現場の課題を把握していきます。
業務フローを俯瞰的に見てみると、これまでは当たり前だと思っていた手順にムダがあったり、より効率的な手順が見つかったりする場合があります。マニュアルを作成する前にこのようなムダを削減し、効率化できる部分は改善して、最善の状態に整えることが大切です。
現場の課題を把握する際は、実際に働いている従業員の意見もヒアリングして反映しましょう。現場で業務を処理していないと分からない、細かい改善点が見つかる場合も多いためです。
現状において最善の状態に業務フローを整えられたら、マニュアルの作成に移ります。
3.マニュアルを作成する
マニュアルを作成する際は、最初に目次と全体の構成を決めてから内容の作成に取りかかりましょう。目次と構成を決めておくことで、情報の過不足がないマニュアルの作成につながります。
目次を作成する際は、見出しを見るだけで必要な情報を得られるように配慮することが大切です。見出しを見てもどのような内容が書かれているページなのかが分からなければ、必要な情報を見つけるためにより多くのページを読まなければならなくなるため、業務効率が低下したり、マニュアルの活用を面倒に感じて現場に浸透しなかったりする可能性があります。
また、マニュアルの内容を作成するときは、「誰が読んでも分かりやすい内容」を心がけましょう。ベテランの経験に基づいて作成したマニュアルは、新入社員が読んだときに専門用語につまずきを覚えたり、細かいチェックポイントが抜けていたりして、正しい手順を把握しにくい内容になってしまっていることがあるためです。
マニュアル作成についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。
マニュアル作成の方法とは？流れやポイントを詳しく解説
マニュアル作成にはテンプレートを活用しよう！選定方法も併せて解説
4.マニュアルの運用・改善を行う
マニュアルの作成後は、実際に運用を開始します。作成したマニュアルは現場の従業員がすぐに使える場所に保管し、運用開始を丁寧に周知しましょう。
マニュアルは作成して終わりではなく、実際に活用している現場の従業員にヒアリングを行いながら、定期的に改善点を反映し続けることが大切です。改善を重ねることで、さらに使い勝手が良いマニュアルに仕上がります。
マニュアルの運用・改善についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。
業務標準化を叶えるマニュアルの運用ルールとは？6つのコツを解説
仕組み化を進めるうえでのポイント
仕組み化を進める際は、「なぜ仕組み化を進める必要があるのか」を明確化してから具体的な施策を実行することが大切です。
仕組み化を進める理由には「業務を効率化したい」「コストを削減したい」「人員の入れ替えが激しいため、誰でもすぐに業務を処理できるようにしたい」など、さまざまなものがあります。現場の運用に合わせた適切な仕組み化を行うためには、最初に目的をはっきりさせることが求められます。
仕組み化を進めて属人的にならない組織作りを実現することが重要
業務の仕組み化によって、経験の有無に関わらず、現場で働く誰でも同じ成果を出せるようになります。属人化の進行は組織にとって重大なリスクにもなるため、長期的な企業運営を見据えて、仕組み化を積極的に進めることが大切です。
業務の仕組み化には、マニュアルの作成が効果的です。マニュアルの作成には、製作者、利用者、会社全体のそれぞれにとって次のようなメリットがあります。
製作者
・業務の手順が明文化され、誰でも容易に業務の内容を確認できるようになる
利用者
・新入社員やベテラン社員に関わらず、一定の成果を出せるようになる
・業務効率が向上し、労働負担の軽減につながる
会社全体
・組織全体の成長性を高めて、企業価値の向上を実現できる
・教育コストの削減により、企業の利益が増加する
仕組み化を行う際は、目的を明らかにしたうえで最適な施策を実行する必要があります。まずは「なぜ仕組み化を進める必要があるのか」を明確にして、自社に合った仕組み化を行いましょう。
