手順書の作成方法を7STEPで解説！マニュアルとの違いも紹介

マニュアルと手順書はどちらも「業務について解説する文書」ですが、記載する情報の範囲や細かさという観点では、異なる部分が多々あります。業務の手順を詳しく記載し、安定した業務品質を維持できる現場づくりを進めるためには、手順書の活用が効果的です。
本記事では、手順書とマニュアルの違いや、具体的な手順書の作成方法を7つのステップで解説します。これから手順書の作成を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

マニュアルと手順書の違いと共通点

マニュアルと手順書は「業務について解説する文書」という点では同じですが、解説する範囲や粒度が異なります。下記に、マニュアルと手順書の違いについてまとめました。

ここでは、マニュアルと手順書の違いについて詳しく解説します。

マニュアルの目的

マニュアルとは、「業務を行う背景や理由、具体的な手順などを包括的に記した文書」のことです。

マニュアルの目的は「業務の全体像を捉えること」にあります。一部の作業手順を詳しく説明するのではなく、業務の全体を俯瞰的に捉え、前後の作業や最終的な結果を想定しながら作業に取り組めるようにすることを目的としています。

このことから、マニュアルは機能の一覧や作業の全体スケジュールを明示したり、各手順の前後とのつながりを分かりやすく示したりすることを意識して作成するのが一般的です。

手順書の目的

全体像を把握するために使われるマニュアルとは異なり、手順書の目的は「作業の安定性を確保すること」を目的としています。一つひとつの作業手順を具体的に解説することで、どの従業員が作業を担当しても同じ成果を出せるようになり、安定的な品質を維持しやすくなります。

例として、「プリンターでコピーをする方法」について考えてみましょう。プリンターで資料をコピーする際に手順書に記載する内容は、「電源を入れる」「資料をコピー機に設置する」「コピー枚数を指定する」「スタートボタンを押す」といった、コピーを行うための具体的な作業方法です。

一方のマニュアルでは、プリンターが持つ機能の一覧や、トラブルが起きたときの対処法など、幅広い情報を網羅的に記載します。このように、手順書は「ある目的を達成するためのプロセスを詳しく説明する」ことを意識して作成するのが一般的です。

マニュアルの役割

前述のように、マニュアルには該当の業務を行う理由や、その業務が生まれるに至った背景などを詳しく記載します。背景や理由について総合的に解説することで、作業者が他の業務に与える影響などをより具体的に考慮して作業に取り組めるようになる効果が期待できます。

業務の仕組み、トラブルが起きたときの対処法、安全に作業を進めるための注意事項など、さまざまな情報を包括的に記載することで、利用者の理解を深める役割を持っています。

マニュアルの役割について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
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手順書の役割

手順書の役割は、「一つひとつの作業のプロセスを正確に伝えること」にあります。マニュアルは利用者の包括的なサポートを担いますが、手順書においては「どのように作業を行えば期待している成果が出るのか」を正確に伝えることが重要です。

記された内容に従って作業を進めれば、その業務に取り組んだことがない初心者でも一定の成果を出せる手順書が理想形といえるでしょう。業務を効率化し、ヒューマンエラーを削減できる手順書を意識することが求められます。

マニュアルの記載項目

マニュアルに記載する項目は、業務の基本的な説明や、業務に使用するツール・材料、具体的な作業の流れ、よくあるトラブルと解決方法、業務上の注意点などさまざまです。業務に関する情報を包括的に記載することで、該当の業務の全体像を把握しやすくなり、作業者の理解を促します。

マニュアルを作成する際は、どのような内容を盛り込めば作業者が理解を深められるのかを十分に検討して記載内容を精査し、これまで蓄積したノウハウを余すことなく表現することが大切です。

マニュアルの記載項目について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
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マニュアル作成にはテンプレートを活用しよう！選定方法も併せて解説

手順書の記載項目

手順書に記載する項目は、具体的な作業のステップです。その作業に必要な材料やツールがある場合は一覧を作成し、事前準備の段階から細かく記載して、初心者でも手順書を読めばベテランと同じ成果を上げられる内容を意識して作成する必要があります。

手順書には、作業のチェックリストが併記されることも少なくありません。記載された一連の作業を抜け漏れなく実施したかどうかをチェックするための内容をリスト化することで、想定外の作業もれを防ぎ、安定した品質を維持しやすくなるためです。

手順書に記載する内容は作業者が単独で実施しても完結できる規模の、狭く深い情報を盛り込むのが一般的です。

取り扱い説明書や規定との違いは？

マニュアルや手順書と似た言葉に「取り扱い説明書」や「規定」などがあります。

取り扱い説明書は手順書の一種ではありますが、手順書と比べると解説の範囲がさらに限定的で、「設備やシステム、サービスの取り扱い方」を記載した文書を指しています。

例えばコピー機を例に取ると、スタートボタンを押すと起こることの解説や、コピー用紙のセット方法の解説など、各機能ごとの取り扱い方を説明するものであり、手順書のように「ある業務を遂行するための具体的な手順」は含まれません。

また、規定とは業務を進めるうえで遵守すべきルールのことで、「業務の手順」ではなく「業務上の決まりごと」を表します。

手順書の作成から運用までの手順を7STEPで解説

手順書を作成する際は、作成の目的を明らかにしてから必要な作業を洗い出すことが求められます。実際に文書を作成した後は、フィードバックとアップデートを繰り返して精度を高める作業も重要です。

ここでは、手順書の作成から運用までの具体的な手順を7つのステップで解説します。

作成する目的を明確にする

手順書の作成を始める前に、作成目的を明確にすることが重要です。手順書を作成することで何を達成したいのかが明確になっていれば、記載すべき内容の方向性も自然と明確になります。

前述のように、手順書の目的は作業品質を一定に保ち、誰でも同じ成果を上げられるようにすることです。手順書を作成する際は、「誰が、どのような情報を求めているのか」を明らかにし、詳細なターゲットを設定しましょう。ターゲットを設定すると手順書に記載する内容の粒度を決めやすくなり、より伝わりやすく洗練された資料になります。

作業を洗い出す

手順書の目的を設定できたら、手順書に具体的な手順を記載するために、実際の作業手順を洗い出していきます。手順書に記載する内容はできるだけ細かく分かりやすい必要があるため、一つひとつの作業を詳細なステップに分けて、各ステップでどのような作業や操作を行うのかを詳しく文章に起こしておくことをおすすめします。

作業を洗い出す際は、具体的な手順だけでなく、その作業を行うために必要な材料やツール、作業時の注意点なども明らかにしておくと、より親切な手順書に仕上がります。

作業中に発生しがちなトラブルや対処法も併せて記載しておけば、想定外の事態に見舞われたときでもスムーズな対処が可能になります。

手順書を作成する

作業の洗い出しが完了したら、実際に手順書を作成します。手順書を作成する方法はさまざまですが、パソコンを使える場合は、WordやExcel、PowerPointなどのソフトウェアを使用する方法が比較的手軽です。さらに効率化したい場合は、マニュアル作成ソフトなどの専門ツールを使うとよりスピーディーかつ分かりやすい手順書を作成しやすくなります。

手順書を作成する際は、「ターゲットがどの程度知識を持っているのか」も意識することが大切です。

対象の業務を初めて行う人は、専門用語などの知識をほとんど持っていない可能性があります。そのため、手順書の作成者が持つ知識レベルを基準にするのではなく、「初心者が読んでも理解しやすい内容」を理解して、できるだけ平易な表現で分かりやすく解説しましょう。

仮運用し使用者からフィードバックをもらう

手順書が完成したら、現場で実際に仮運用し、フィードバックをもらいましょう。現場で作業を行う作業者に直接利用してもらうことで、使いにくい部分や追記した方が良い情報などを精査でき、より洗練された内容にアップデートできます。

多くの場合、初稿の段階で完璧な手順書を完成させることは難しいです。仮運用の中で使用者からフィードバックをもらい、その内容を反映する作業を繰り返すことで、誰でも使いやすく安定した成果を出せる手順書の完成に近づきます。

フィードバックをもとにアップデートする

現場の作業者からフィードバックを集めた後は、フィードバックの内容を取りまとめて手順書をアップデートしていきます。

作業手順が誤っていた場合は速やかに修正し、伝わりにくい表現があれば、より平易な内容へ改善しましょう。追記した方が親切な情報を取り入れるなど、ユーザーフレンドリーに配慮した手順書に近づけることが重要です。テキストの修正だけでなく、必要に応じて図や画像を追加するのも効果的です。

フィードバックの量が多い場合は優先順位を設定して、より改善効果が高いものから順番に反映していくことをおすすめします。アップデートの前にフィードバックの内容について話し合い、優先的に改善に取り組むべき項目を協議のうえで決定しましょう。

仮運用し使用者からフィードバックをもらう

アップデートが完了した手順書は再び実際の作業現場で仮運用し、再度、使用者からのフィードバックを収集します。

改善した手順書が初稿よりも使いやすい内容になっているか、フィードバックの内容が正しく反映されているか、理解度が高まっているかなどを総合的にチェックし、改善すべき点があればフィードバックすることで、完成度はさらに高まります。

フィードバックをもとにアップデートする

仮運用によって使用者から再度フィードバックを収集できたら、その内容に基づいて手順書をアップデートします。これらのサイクルを何度も繰り返して、誰でも使いやすい手順書の完成を目指しましょう。

ツールとして活用できる精度になるまでに必要なフィードバックの回数は現場によって異なりますが、価値を最大化できる手順書を作成するためには、根気強く改善を重ねていくことが大切です。

運用を開始したいとお考えの方は、下記の記事もご覧ください。
作成したマニュアルの整理方法や運用時のポイントを徹底解説

手順書を作成する際の注意点

手順書を作成する際は、次のポイントに注意すると、分かりやすい内容に仕上がります。

・図や画像、動画を効果的に活用する
・テキストは一文を短めにする
・用語は正式名称を使用する
・初心者でも分かるように平易な言葉で解説する
・誤解を招かない表現を心がける

図や画像、動画を適切に使用すると、視覚的に情報が伝わり、理解しやすい手順書になります。特に動画はテキストや画像、音声などの情報が短時間でコンパクトにまとまっており、読み手の理解を大きくサポートしてくれます。

また、長い文章は理解しにくくなりがちなので、テキストは一分を短めにするよう意識しましょう。用語は略称を使わず正式名称で記載したり、初心者でも分かるように平易な言葉で解説したりすることも大切です。

さらに、人によって解釈が変わるような誤解を招く表現は避け、誰が読んでも同じ意味合いで伝わるかどうかを十分に確認してから現場に共有する必要があります。

目的を正しく理解し、現場で活用しやすい手順書を作成しよう

マニュアルは「業務の全体像を伝えるための文書」、手順書は「業務の具体的な手順を細かく解説するための文書」という点で違いがあります。

マニュアルは業務への理解を深める役割を持ちますが、手順書は業務の品質維持を目的としており、誰でも同じ成果を上げられるように正確かつ詳細な手順を文書化することが求められます。
手順書を作成することで、下記のようなメリットがあります。

製作者へのメリット

・現場の業務手順を統一できるため、社内の統制を取りやすくなる
・手順書を用意しておけば、研修や教育にかかる工数を削減できる

使用者へのメリット

・不慣れな業務や初めて取り組む業務でも手順書に従うだけで一定の成果を出せる
・手順書を読むだけで業務の進め方を理解できるため、自分のペースで学習できる

会社全体のメリット

・従業員同士のスキル差を縮めて、会社全体の業務品質向上を図れる
・新入社員や異動したばかりの従業員も安定した成果を上げられるため、社内全体の業務効率化につながる

手順書の内容をより分かりやすく仕上げるためには、動画マニュアルの活用が効果的です。
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