株式会社全国試験運営センター様は、年間の顧客数370社、900件以上の国家資格試験や各種検定試験、入学試験、企業の講習会・セミナーを実施運営する河合塾のグループ企業です。全国規模でサービスを展開する同社では、新型コロナウイルスの影響で、これまで各地で行っていた運営スタッフの説明会実施が困難になり、有効な方法を模索されていました。
2022年10月のトレードショーで当社ブースにお立ち寄りいただいたのをきっかけに、登録希望者の説明会や社内のセキュリティ研修のニーズにマッチすること、そしてパワーポイントを簡単に動画化できるという使い易さからPIP-Makerをご導入いただきました。
本記事では、スタッフサポート部の諸井 葵 様と業務改革部 丹 明日香 様に、具体的な利用法や導入後の効果、また効果を出すための工夫についてお話をうかがいます。
はじめに、担当されている業務についてお聞かせください。
（諸井様）
私の所属するスタッフサポート部は、試験運営スタッフの手配を担当しています。主な業務内容は運営スタッフの新規採用で、東京事務所管轄の各地で説明会を実施し、スタッフ登録までの運営全般を担っています。また、試験ごとの募集と採否、スタッフからの問い合わせ対応等も行っています。
（丹様）
私の所属する業務改革部では、社内のシステムやＰＣなどインフラ回りの整備、個人情報保護やプライバシーマーク取得・更新などのセキュリティを担当しています。当社では、お客様企業、研修受講者に加え、約42万人（年間稼働人数）のサポートスタッフの個人情報を扱っているので、従業員のセキュリティに対する意識向上が欠かせません。その為、定期的にセキュリティ研修を実施しています。
動画制作ツールを導入しようと思ったきっかけをお聞かせください。
（諸井様）
当社は全国のお客様から依頼を受けていますので、会場の運営スタッフは現地の方を採用します。その説明会を各地で行うのですが、日程や会場が限られてしまい「興味があっても参加できない」という声が多くありました。また、対象が全国となるので、会場費や人件費もかかることから、日時や場所を問わず参加いただけ、かつコスト削減につながる方法を探していました。
（丹様）
試験運営は依頼される企業様ごとに業務内容が異なるので、運営スタッフへの説明資料を毎回作り変える必要があります。コロナで対面ができなくなったので、リーダー役のスタッフ向けに録画した動画を視聴してもらうことにしたのですが、研修毎に動画を撮らなければならず、多くの時間と手間がかかっていました。
それだけではなく、担当者によって説明内容が少しずつ違ってしまうという、対面の時から感じていた標準化の課題も解決したいと考えていました。
また、私の担当している社内研修では、システムのバージョンアップ時に資料をマイナーチェンジしながら繰り返し実施することがあるので、編集しやすい方法を探していました。これらの課題について社内で討議を進めていましたが、コロナで対面ができなくなったことをきっかけに、導入に向けて本格的に検討を始めました。
PIP-Makerを選ぶ決め手になった点をお聞かせいただけますか？
（丹様）
導入に際しては、他社の動画制作ツールも幾つか検討しましたが、PIP-Makerに決めた理由は、主に使い易さと費用対効果です。
動画制作に限らず、新しくITツールを導入した時は、使い方の説明会を実施したり、質問に対応しなければならず、どうしても浸透するまでに時間がかかってしまいます。その点、PIP-Makerは直感的かつ簡単に操作できるので、新しいツールに抵抗を感じる人にとってもハードルが低いと思いました。
（諸井様）
運営スタッフへの業務説明にURL、データのダウンロードと提供方法が選べることや、ログ管理機能で視聴の有無や進捗状況を把握できるなど、「こういう機能があったらよいな」と思っていた機能が備わっていました。また、会場費や説明講師の派遣など、これまでコストと人手がかかっていた部分もPIP-Makerでカバーできます。
これら全てを総合的に比較検討した結果、当社の目的達成に一番マッチすると考え、PIP-Makerの導入を決めました。
活用動画
PIP-Makerをどの様に活用されていますか？また導入後に感じた効果があればお聞かせください。
（諸井様）
スタッフサポート部では、2023年の10月から、学生の登録希望者向けに動画説明会を開始しました。履歴書を提出いただいた方に必要書類を送るのですが、導入後は、同時にPIP-Makerで制作した説明動画のURLをお送りしています。PIP-Makerにはログ管理機能があるので、動画を最後まで視聴したことが確認できた方から順次登録するという流れにしています。
具体的な数値は取っていませんが、特にこれまで少なかった地方の方の登録がとても増えたと感じています。東京事務所は首都圏以外の地方エリアも管轄しているのですが、開催できる日程や場所が限られてしまう為、遠方に説明講師が出向いてもあまり人が集まらないこともありました。
コストがかかる上、数人しか集まらないとなると費用対効果が望めません。そう考えると、時間と場所を選ばずに説明から登録までできるPIP-Makerを導入して本当に良かったと思っています。登録希望者からも開催日を増やしてほしいというご要望が多かったので、その点も解消され、更なる登録者増につながると期待しています。
（丹様）
業務改革部では、毎年個人情報のセキュリティ研修を実施しています。当社はプライバシーマークを取得している関係で、必ず冒頭に入れなければいけない項目があり、毎回同じ内容を口頭で伝えていました。現在は、PIP-Makerで制作した動画を流すだけで対応できるので助かっています。
集合研修の場合、1回の開催で全員が参加することが難しいので、同じ内容の研修を複数回実施していたのですが、担当するスタッフによって話す内容に少しずつ差異が出てしまったり、研修後に入社した中途採用の社員の進み具合に差が出てしまうことが悩みでした。これに対しても、一度動画を観てもらうことで理解のむらが解消されるので、PIP-Makerを上手く活用出来ていると思います。
研修動画を通して社内にPIP-Makerが浸透しつつあるので、今後は、要望が多かったシステムの使い方動画にチャレンジしたいと考えています。新たに導入したものもそうですが、既存システムも少しずつアップデートされるので、これまでは、その都度説明会を実施したり、マニュアルを作って対応してきました。PIP-Makerでベースを作っておけば、パワーポイントの該当部分を修正するだけで済むので助かります。
PIP-Makerを上手に活用されていらっしゃいますね。社内研修の受講率や理解度向上のために何か工夫していらっしゃる点はありますか？
（丹様）
セキュリティに関しては、学ぶことがたくさんあり、1回の研修に2～3時間かかります。これまでの集合研修では、受講者から「あまりに長すぎて内容を憶えきれない」という声もあがっていました。そこで、4COLORSが実施するセミナーのアドバイスを参考に、研修内容を4回に細分化する工夫をしました。
実際に受講した社員からも、「AIの音声がとても聞き取りやすい」と好評を得ています。集合研修だと講師の話し方や後ろの席の人が内容を聞き取り難いこともありますし、何より忙しい社員にとって、時間と場所を選ばず受講できることが利点だと思います。
受講率の向上に関しては、このように受講しやすい環境整備と同時にログ管理機能も活用しています。一般企業に比べ多くの個人情報を扱う当社では、セキュリティに関する知識や漏えいを防ぐための高い意識を持つことが不可欠です。そういう意味で、受講状況や受講後のテストの有無をログで確認し、必ず全てを受けるよう促しています。
最後に、動画ツールの導入を検討されている他社の皆さまにメッセージをお願いします。
当社では、PIP-Makerの導入により作業担当者の動画作成工数が削減され、更に説明会や研修のクオリティがあがったと実感しています。また、視聴者からも好評なので、さまざまな場面で活用の幅が広げられるのではないかと思います。
＜4COLORSスタッフ一同より＞
丹様、諸井様、この度はお忙しいところ貴重なお時間、ご意見をいただき誠にありがとうございました。ご導入当初からPIP-Makerの特徴を明確にご理解いただき、最適な形で活用していただいていることに感銘いたしました。
ご期待に沿えるよう、今後もより良いサービス開発し、お客様へのサポートに邁進してまいります。
今回の記事が皆さまのご参考になれば幸いです。
